Koronavuodet muistuttivat meitä kaikkia aitojen kohtaamisten tärkeydestä, niiden yhtäkkiä puuttuessa. Poikkeusajan jälkeen on yritysten järjestämien tapahtumien määrä palannut ennalleen ja jopa kasvanut hieman. Henkilöstötapahtumien merkitys on nousussa, niihin panostetaan yhä enemmän ja siihen on syynsä. Kasvokkain kohtaamisen voima ja sen aikaansaama energia ja tulokset, jotka onnistunut henkilöstötapahtuma mahdollistaa ovat tutkitusti vaikuttavia.
Olit sitten järjestämässä strategian lanseerausta, vuosijuhlaa, kick-offia tai pikkujouluja, olemme koonneet muutamia onnistuneen henkilöstötapahtuman periaatteita, joita ei kannata sivuuttaa:
- Suunnittele tavoite edellä! Mieti mitä haluat henkilöstötapahtumalla saavuttaa ja päätä teema, sisällöt ja puitteet tavoitteen perusteella. Älä ole aikataulujen tai logistiikan armoilla vaan aloita suunnittelu hyvissä ajoin, jotta ajankohtaa ja logistiikkaa voi tarvittaessa muokata tavoitteeseen sopivaksi.
- Tunne kohderyhmäsi! Suunnittele ja järjestä oman henkilökuntasi näköinen tapahtuma. Ole rohkea, uskalla kokeilla uutta, riko rajoja ja muista huomioida henkilöstösi erilaiset tarpeet. Jos et tiedä, kannattaa kysyä mitä henkilöstö odottaa tapahtumilta. Inklusiivisuus ja henkilökohtaisuus huomataan ja välittyy voimakkaasti osallistujille.
- Jätä tilaa kohtaamisille, älä ahda agendaa liian täyteen asiasisältöä! Kun henkilöstötapahtuman yksi tavoitteista on mahdollistaa kollegojen kohtaaminen ja verkostoituminen, sen saavuttaminen on mahdotonta jos päivä on yhtä luentoa. Ohjattu tai ohjaamaton vapaa-aika, pitkät tauot tai ryhmäaktiviteetit edistävät verkostoitumista ja vähentävät tietoähkyn tunnetta.
- Mittaa onnistumista ja oikeita asioita. Tulosten perusteella pystyt todentamaan mitä muutosta ja millaisia tuloksia tapahtumalla on saavutettu. Usein löytyy keino mitata jo lähtötilannetta ennen tapahtumaa, jolloin loppumittaus kertoo muutoksen selkeästi. Tulokset auttavat kehittymään jatkoa varten: missä onnistuttiin ja olisiko jossain vielä parantamisen varaa?
- Älä aloita liian myöhään! Vaikka ensimmäisenä mainittiin tavoitelähtöinen suunnittelu, jossa ajankohta määräytyy tavoitteiden mukaan, on sille kuitenkin usein rajoitteita: tiloja, henkilömääriä ja kuljetustarpeita. Viimeistään N-Y-T on hyvä hetki aktivoitua jos haluat loppuvuonna varmistaa onnistuneet vuosijuhlat, pikkujoulut, tai vaikka strategiapäivät yrityksellesi.
Keinoja onnistuneeseen henkilöstötapahtumaan on toki monia muitakin ja me Tapauksella tunnemme lähes kaikki. Jos haluat että pureudumme juuri sinun henkilöstösi tarpeisiin, ole rohkeasti yhteydessä niin autamme sinut liikkeelle merkityksellisen ja vaikuttavan tapahtuman suunnittelussa!
Hannu Takala Commercial Director +358 50 376 1076 hannu.takala@tapaus.fi
