Tapauksen Account Director Hanna Laakkonen: Virtuaalitapahtumat – 5 syytä, miksi niitä tarvitaan juuri nyt

Virtuaalitapahtumissa on lyhyesti sanottuna kyse dialogista. Kahdensuuntaisesta kommunikaatiosta yritykselle tärkeiden ihmisten – työntekijöiden, kumppanien, asiakkaiden, kuluttajien, suuren yleisön tai median kanssa.

Ja jotta dialogia syntyisi eikä viestejä tulkittaisi väärin, on aito ja rehellinen viestintä ihmiseltä ihmiselle nyt vaikuttavinta. Kommunikaatio on noussut tärkeimmäksi keinoksi hallita muutosta. Ja yritykset, jotka onnistuvat muutoksen keskellä viestimään selkeästi omasta merkityksestään, pärjäävät paremmin nyt sekä tulevaisuudessa. Siksi halusin koota sinulle listan vinkkejä ja näkökulmia, miten pitää yllä dialogia sekä kommunikoida yrityksellesi tärkeiden ihmisten kanssa virtuaalisten kohtaamisten avulla.

 1. Vahvista arvojasi – ennen kuin se on liian myöhäistä

Arvot määrittelevät yrityksen, ja yrityksen teot määrittelevät sen todelliset arvot. Kun koronatilanne normalisoituu, nähdään yrityksissä se, miten arvoja on eletty. Ovatko poikkeusajan teot vahvistaneet arvoja, kulttuuria ja työnantajamielikuvaa, vai onko lähtijöitä enemmän kuin tulijoita? Arvoja vahvistat tekojen lisäksi kaksisuuntainen kommunikaatio ja inhimillinen kohtaaminen.

Välimatkoista ja etäisyyksistä huolimatta dialogia ja kohtaamisia voi toteuttaa virtuaalisesti. Satsaamalla aitoon ja rehelliseen sisältöön, egoista riisuttuihin johdon puheenvuoroihin ja alustaan, joka mahdollistaa kaksisuuntaisen keskustelun yhdessä ja ryhmissä, vahvistetaan yhteenkuuluvaisuuden tunnetta ja kulttuuria.

Virtuaalitapahtumassa yrityksen arvot ja kulttuurin saa nostettua ehkä jopa perinteistä tapahtumaa vahvemmin esille, koska toteutusta sekä sisältöjä voi suunnitella televisio-ohjelman keinoin. Ammattijuontajan ja -esiintyjien luomat tunteet ja yhdessä koettu viihde, musiikkielämykset ja huumori vahvistavat kaikki yhteenkuuluvaisuuden tunnetta, jota visuaalisuus tehostaa. Yrityksen johdon rehelliset, teeskentelemättömät ja arvoja heijastavat puheenvuorot vahvistavat viestiä. Tästä syntyy tunne yhteenkuuluvaisuudesta – meidän arvoistamme.

2. Eristyksessä etsitään uusia tapoja tuntea yhteisöllisyyttä

Työkaverit, joiden kanssa olet tottunut viettämään suurimman osan valveillaoloajastasi, eivät olekaan enää keskustelu- tai huikkausetäisyydellä. Uudenlaista kollektiivista tsemppihenkeä syntyy omaehtoisesti, mutta sitä kannattaa myös tukea. Älä peru nyt pikkujouluja, vaan mieti, miten ne voisi järjestää virtuaalisesti – yhteisöllisyyttä ja yhteenkuuluvaisuutta vahvistavana virtuaalikohtaamisen elämyksenä. Kokonaisuuden voisi startata syksyllä yhteisillä virtuaalisilla after workeillä, joissa lanseerataan teema ja yhteinen etäaktiviteetti, esim. pipareiden leipominen itsetehdystä tai kotiin etukäteen lähetetystä taikinasta.

Joulukuussa virtuaaliset pikkujoulut kokoaisi kaikki työntekijät juhlahetken äärelle. Kaksisuuntaisen videoyhteyden avulla osallistujat näkisivät kollegoiden parhaimpia piparikoristeluja, kokisivat yhdessä huippuartistin esiintymisen, tanssisivat, ja siemailisivat yhdessä tuunattuja glögejä.

3. Puolustusreaktion sijaan kuuntele, keskustele ja innovoi

Harvard Business Review’n maaliskuun 2020 artikkeli analysoi sitä, mitä muut maat voisivat oppia kiinalaisten yritysten reagoinnista ja mukautumisesta epidemian aiheuttamaan muutokseen. HBR listasi tärkeimpien oppien joukkoon tulevaisuuteen katsomisen. Ne yritykset, jotka ovat pitäneet katseen nykyhetken lisäksi tulevaisuudessa, sekä ovat proaktiivisesti varautuneet muutoksiin, ovat toipuneet myös nopeimmin. Ohjeena olikin, että elpymissuunnittelu täytyy aloittaa jo nyt, samalla kun reagoidaan poikkeustilanteeseen.

Jokainen yritys on jo nyt varmasti tasapainottanut ja muokannut tuoteportfoliotaan, mutta uudet asiakastarpeet luovat myös mahdollisuuksia innovaatioille. Kiinan opit osoittavat, että rohkea innovointi uusien mahdollisuuksien ympärillä voisi olla kannattavampaa kuin puolustusreaktio.

Mistä sitten ideoita innovointiin? Kysy ja kuuntele, mitä asiakkaasi tarvitsevat. Luo entistä helpompia mahdollisuuksia dialogille nykyisten ja uusien asiakkaiden kanssa.  Toteuta virtuaalitapahtuma, joka mahdollistaa sekä yhteisen session esimerkiksi uusien ideoiden ja tuotekehityksen beta-versioiden esittelylle, mutta myös kahdenkeskiset keskustelut, kuuntelun ja ajatusten jakamisen yhteisen osuuden jälkeen. Lopputuloksena sekä vahvistat vanhoja asiakassuhteita, luot uusia että erityisesti saat laajaa näkemystä siitä mihin suuntaan innovaatioita pitää viedä, jotta ne vastaavat markkinoiden tulevaan tarpeeseen.

Älä jää miettimään pitäisikö, vaan tee, toimi, kuuntele ja kokeile. Tekijät ja kokeilijat tullaan muistamaan tältä aikakaudelta parhaiten.

4. Työ ja perhe tulevat entistä lähemmäksi – joulujuhlat koko perheelle?

Korona, etätyö ja niiden myötä videoneuvottelut ovat vieneet meidät kollegoiden koteihin ja kulissien taakse, missä puhujaa katsotaan ruudun kautta silmästä silmään ja dialogi sekä olemus on välittömämpää. Taustalla saattaa vilahtaa lapsi, koira, puoliso tai gerbiili.

Oletko miettinyt, miten yrityksesi arvot toteutuvat tässä ihan toisenlaisessa etätyöskentelytilanteessa? Ja nyt kun työ ja perhe ovat limittäin, voisi yritykselläsi olla ainutlaatuinen mahdollisuus sitouttaa sekä työntekijät että heidän perheensä uusilla tavoilla, kuten virtuaalisilla lastenjuhlilla tai verkkojoulujuhlilla. Työntekijäsi – kevään oto-opettajat ja oto-päiväkodinohjaajat lapsineen ovat juhlansa ansainneet. Virtuaalijoulujuhlissa juontajana voisi olla Roni Back ja esiintyjinä JVG sekä Ellinoora. Kaksisuuntaisen videoyhteyden avulla Roni haastattelisi tämän vuoden sankareita: sekä kotikoululaisia että heidän oto-opettajiaan. Juhlan kunniaksi jokainen lapsi saisi kotiinsa postitettuna joulutodistuksen sekä kirjakaupan e-lahjakortin mieleisen joululukemisen tilaamiseksi. Vanhemmat saisivat tietysti urhoollisuusmitalit sekä ”työtodistukset” uuden, erityisosaamisen kerryttämisestä.

 5. Bränditekojen aika on nyt – mitä merkitystä brändisi voisi luoda?

Bränditeko on yleisöä ja erityisesti mediaa aidosti kiinnostava teko, joka heijastaa brändin, yrityksen tai yhteisön arvoja. Tämän muutoksen yli tulevat parhaiten selviämään ne yritykset, jotka pystyvät viestimään selkeästi omasta merkityksestään. Selkeään merkityksen viestintään tarvitaan myös erottautuvia tekoja. Siitä bränditeossa on kyse.

Voisiko bränditeko olla ilmaiset virtuaalifestivaalit? Kyllä! Aikana, jolloin maan parhaat muusikot ja artistit ovat toimettomina ja kuluttajat tylsistyvät kodeissaan, teko olisi merkityksellinen monelle. Ja milloin muulloin yksi brändi olisi voinut saada yhdet festivaalit kokonaan nimensä alle. Virtuaalifestivaalialustoja on jo valmiina, joten festivaalit ovat vain bränditekoa vaille valmiit.

Vahvista ekosysteemiäsi tulevaisuutta varten

Mitä ikinä tässä muutostilanteessa teetkään, muista huolehtia dialogista ja yhteydestä kumppanien, tavarantoimittajien ja muiden yrityksesi ekosysteemiin kuuluvien jäsenten kanssa. Koronapandemia yllätti meidät äkillisesti, ja yhtä nopeasti saattaa tulla myös tilanteen normalisoituminen. Silloin nopean elpymisen kannalta on tärkeää, että toimittajat tai kumppanit haluavat ohjata resurssejaan ensimmäisenä teille.

Haluatko jutella aiheesta lisää?

Ota yhteyttä: hanna.laakkonen@tapaus.fi

Copyright © 2022 TAPAUS