Tapahtumatuotanto joka melkein ajoi karille

Kun tapahtumatuotantoja on 500 vuodessa, kuten Tapauksella, joukkoon mahtuu myös läheltä piti -tilanteita.

Tapahtui kerran Hudson-joella

Kun tapahtumapaikaksi buukattu laiva ajaa karille ja vaurioituu käyttökelvottomaksi, aiheuttaa se päänvaivaa tapahtumatuotannon puolella. Vaikeuskerrointa lisää se, kun karilleajo tapahtuu Vapaudenpatsaan edessä, New Yorkin Hudson-joella kaksi viikkoa ennen h-hetkeä. Miten tästäkin selvittiin?

“Minulla on todella huonoja uutisia”, kirjoitti projektijohtaja asiakkaallemme, Rovio Starsin markkinointijohtaja Robin Squirelle kaksi viikkoa ennen tapahtumaa. Tapahtumatuotannosta vastannut projektijohtaja ja tuotantokoordinaattori olivat juuri New Yorkissa, jossa he olivat edellisenä päivänä tavanneet laivan kapteenin, North Sails -yhtiön asiantuntijan ja paikallisen tapahtumatoimiston edustajan ja sopineet aluksen käytöstä, brändäyksestä ja projektisuunnitelmasta Rovion merirosvoaiheisen Plunder Pirates -pelin lanseerauksessa. Kapteeni oli esitellyt laivaa: ”Tuolta löytyy pelastusliivit, mutta niitä ei ole koskaan käytetty.”

Seuraavana päivänä, perjantai-illan oluenmaisteluristeilyllä rysähti, ja karilleajosta tuli kansallinen uutinen. Kaikki matkustajat saatiin onneksi pelastettua. Myös talk show -isäntä Conan O’Brien vitsaili aiheesta ohjelmassaan. Sillä hetkellä ei naurattanut. Koko tapahtumatuotanto oli vaakalaudalla.

Paikallisen kumppanimme kautta saimme vinkin vanhasta espanjalaisesta 1600-luvun sotalaivareplikasta, joka oli juuri Pohjois-Amerikan kiertueella. Tämä upea purjelaiva, 40-metrinen ja valtamerikelpoinen El Galeón Andalucía, oli rakennettu Shanghain maailmannäyttelyä varten vuonna 2010.

tapahtumatuotanto Conan

Kuinka ollakaan, laivalla oli meidän tapahtumatuotantomme aikaan kymmenen päivän vapaa slotti. Aluksella kestäisi kolme päivää seilata edellisestä kohteesta New Yorkiin, me tarvitsimme sen kolmeksi päiväksi rakennusta ja tapahtumaa varten ja seuraavaan kohteeseen matkustaminen kestäisi kolme päivää. Yhdeksän päivää siis!

Muokkasimme kiireellä suunnitelmat ja brändäyksen El Galeón Andalucíaan sopiviksi. Plunder Pirates -pelin lanseeraus oli tapahtumatuotantona suurmenestys ja nämä Comic Con -messujen aikaan järjestetyt juhlat paikallisen PR-toimiston mukaan ”perjantai-illan tavoitelluimmat juhlat”. Juhlissa kävi n. 400 vierasta ja ulkopuolella oli jatkuvasti n. 20 metrin jono.

Uskolliset kumppanit ja kollegat, jotka venyvät tarvittaessa uskomattomiin suorituksiin, käänsivät tämänkin vastoinkäymisen onnistumiseksi. Tapahtumatuotanto on joskus tarua ihmeellisempää.

Lue lisää tapahtumasta täältä.

Antti Kihlström

Team Leader, Executive Producer

4.2.2015 – Kirjoittaja: Antti Kihlström

Copyright © 2019 TAPAUS