Tapahtumasuunnittelu kuuluu kaikille

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Jos tämä jossain pitää erityisesti paikkansa, niin tapahtumissa. Mitä harvemmin joudut sanomaan ”ai niin”, sitä paremmin tapahtumasi on suunniteltu.

Jokainen meistä on tehnyt tapahtumasuunnittelua, toinen enemmän tietoisesti kuin toinen. Vain skaala ja riskit vaihtelevat. Yksi järjestää syntymäpäivät 10-vuotiaalle tyttärelleen, toinen – vaikka TAPAUS – järjestää juhlat 100-vuotiaalle asiakasyritykselleen. Rsvp-ilmoitusten seuranta voi olla tarpeen niin viiden kuin viidentuhannenkin vieraan osalta. Siinä missä satunnainen järjestäjä vinkkaa bussin ja kertoo ovikoodin, tapahtumatoimisto buukkaa hotellin ja järjestää ilotulituksen. Tapahtuman koosta riippumatta kulunut sanonta inspiraation ja perspiraation suhteesta pätee tapahtumasuunnitteluun: luovuudella on osansa wow-elämyksen aikaansaamisessa, mutta kova työ, yksityiskohtien huomioiminen ja rautainen rutiini ovat vähintään yhtä tärkeitä.

004 Kone Next Move 2018.jpg

Tapahtumasuunnittelussa itse tapahtuma on usein vain lyhyt tähdellä merkitty kohta aikajanalla. Tapahtumavieraan matka pitää suunnitella ensimmäisestä save the date -kutsusta aina kiitosviestiin ja usein jopa seuraavaan tapahtumaan ilmoittautumiseen asti. Yksi tapahtuma antaa siis pätevän syyn olla yhteydessä samaan vieraaseen niin monta kertaa, että suhde muistuttaa etuohjelmaa tai kanta-asiakkuutta. Tämän arvokkaan kontaktimahdollisuuden hallinta on osa
tapahtumasuunnittelua.

Jokainen voi tehdä tapahtumasuunnittelua sydämellä, eräille meistä se on myös työ. Sillä on yhtymäkohtia lentokapteenin ammattiin: Kaiken sujuessa h-hetkellä niin kuin pitää homma toimisi hyvin myös autopilotilla. Oikeassa maailmassa moni asia voi kuitenkin, kaikesta valmistelusta huolimatta, mennä tapahtumapäivänä pieleen. Silloin tuo rutkasti mielenrauhaa, jos tietää tapahtumasuunnittelun olevan ammattilaisen käsissä. On nimittäin vaikea keskittyä viihdyttämään vieraita tai hieromaan bisnestä, jos taustalla hiertää pelko, pitääkö aikataulu tai syttyykö jotain tuleen. TAPAUS on erikoistunut suunnittelemaan tapahtumia moneen varautuen mutta kuitenkin sekä kuvaannolliset että kirjaimelliset tulipalot tarvittaessa sammuttaen. Tapahtumissa, kuten elämässä yleensä, yllätykset tuovat hauskuuden ja suunnittelu tuo varmuuden.

Kiinnostuitko aiheesta?

Ota yhteyttä:
petri.roivainen@tapaus.fi
040 548 2700