Virtuaalitapahtuma yhdistää ihmiset matkojen takaa

Digitalisaatio tekee maailman pienemmäksi, mikä on tietysti hyvä uutinen etenkin niille yrityksille, joiden henkilöstö ja asiakaskunta ei rajoitu yhteen kaupunkiin, maahan tai edes maanosaan.

Mitä, jos ei tarvitsisikaan valita? Jos olisikin mahdollista järjestää tapahtumaa yhtä aikaa kaikkialla. Jos sinne voisikin pyytää puhujan Yhdysvalloista. Jos pystyisikin kohtaamaan kerralla asiakkaat joka puolella Suomea. Tai Eurooppaa. Tai aikavyöhykettä.

Tämän mahdollistaa virtuaalitapahtuma

Tapahtuma voi olla enemmän tai vähemmän virtuaalinen, riippuen tarpeesta ja tapauksesta. Kevyimmillään esimerkiksi osa tapahtuman sisällöstä on virtuaalisessa muodossa – tuodaan vaikkapa tapahtumaan puhuja livestreamin välityksellä. Useimmiten on helpompaa ja kustannustehokkaampaa pyytää huippuesiintyjä puhumaan pariksi tunniksi kameralle, kuin yrittää lennättää häntä maapallon toiselle puolelle.

Pisimmilleen vietynä koko tapahtuma voi olla rakennettu virtuaaliseen ympäristöön fyysisen tapahtumapaikan sijaan. Tyypillisimmät tapaukset ovat kuitenkin näiden kahden välimuotoja, joissa yhdistetään fyysisiä tapahtumia erillään toisistaan ja niiden välistä vuorovaikutusta internetin välityksellä.

Virtuaalitapahtuma on kohtaamista

Virtuaalitapahtuma on erinomainen valinta tilanteissa, joissa kohderyhmä on hajallaan. Jo pelkästään eri puolilla Suomea sijaitsevat henkilöt on joskus vaikea saada samaan tilaan – globaaleista yrityksistä nyt puhumattakaan. Olipa tarve tavoittaa asiakkaat tai henkilöstö virtuaalitapahtuman avulla viesti saadaan välitettyä suuremmalle joukolle kuin olisi budjetillisesti muutoin mahdollista.

Interaktiivisuutensa ansiosta virtuaalitapahtumissa on vahva läsnäolon ja myötäelämisen tuntu. Virtuaaliympäristössäkin syntyy kohtaamisia, jotka yllättävät ja koskettavat, ilahduttavat ja hämmästyttävät. Tärkeintä on aidosti vuorovaikuttaa, kuunnella ja ottaa ihmiset mukaan matkojenkin takaa.

Virtuaalitapahtuma ei ole webcast

Kuten tapahtumissa ylipäätään, virtuaalitapahtumissakin interaktiivisuudella ja vuorovaikutuksella on siis tärkeä rooli. Siksi on tärkeä erottaa virtuaalitapahtuma ja webcast toisistaan. Webcast on suora verkkolähetys, jossa vastaanottajat seuraavat tapahtumaa passiivisesti. Virtuaalitapahtumassa myös etäpisteet, olivatpa ne pieniä tai suuria, ovat omia tapahtumiaan ja niistä osallistutaan kokonaisuuteen aktiivisesti.

Sosiaalinen media, joko julkinen tai tapahtumaa varten rakennettu, on siksi virtuaalitapahtuman yksi pääelementti. Somen avulla saadaan reaaliaikaista viestintää eri tapahtumapaikkojen välille ja osallistujat voivat esimerkiksi kommentoida sisältöä tai vaikuttaa tapahtumien kulkuun. Ja tietysti myös videoyhteyksillä tuodaan etätapahtumat vuorovaikutukseen toistensa kanssa.

Virtuaalitapahtumat soveltuvat niin sisäisiin kuin ulkoisiinkin tapahtumiin. Lue esimerkiksi, millaisen virtuaalitapahtuman järjestimme Accenturen pohjoismaiseen asiakastapahtumaan. Ja jos sinunkin täytyy tavoittaa ihmiset kaukana ja vieläkin kauempana, luodaan yhdessä ihmeellinen ja ihastuttava virtuaalitapahtuma.

Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä!
timo.aalto@tapaus.fi, 0400 801 205. 

5.7.2017