Virtuaalitapahtuma on tehokasta sisäistä viestintää ja yhteyden luomista

Miten luodaan yhteenkuuluvuutta, kun ollaan hajallaan? Kuinka eri puolille maailmaa sironneet toimistot saadaan tuntemaan olonsa yhtä tärkeäksi?

IMG_1654.JPG

Kun yrityksessä tapahtuu jotakin suurta – tai kun on aihetta juhlaan – halutaan yleensä saada kaikki saman viestin äärelle mahdollisimman tehokkaasti. Ettei käy niin, että osa kuulee uutiset ja loput huhuja. Tai että toiset tuntevat itsensä palkituiksi ja kiitetyiksi, toiset eivät.

Siksi järjestetään myös sisäisiä tapahtumia. Ne ovat tehokkaita ja vaikuttavia, kun halutaan paitsi viestiä tärkeistä asioista, myös kohdata ja yhdistää työntekijöitä.

Mutta entä, jos työntekijöitä on sata ja välimatkoja tuhat kilometriä?

Yhden tapahtuman järjestäminen voi olla mahdotonta monestakin eri syystä. Yhtäältä kyse on usein budjetista, sillä ihmisten lennättäminen paikalle jo pelkästään Suomen eri ääristä on iso investointi.

Toisaalta globaalin yrityksen kohdalla voi olla haastavaa fasilitoida niin iso tapahtuma, että sinne mahtuisivat kaikki mukavasti ja sujuvasti. Kolmannekseen työntekijöitä ei voi aina irrottaa töistään niin pitkäksi aikaa, että kaikki saataisiin paikalle. Eivätkä kaikki halua lähteä perheidensä luota pois pitkäksi aikaa.

069 Kone MoveUp2 2017 (1).jpg
 

Virtuaalitapahtuma kuroo umpeen etäisyyksiä

Jos kyseessä on vaikkapa uuden strategian tai palvelutarjooman lanseeraus, virtuaalitapahtuman avulla yksi toimitusjohtaja ehtii kolmelle mantereelle saman päivän aikana kertomaan uudistuksesta. Kun jokainen toimipiste ympäri maailman kuulee lanseerauksesta yhden vuorokauden sisällä, seuraavana päivänä kaikissa lounaspöydissä keskustellaan samasta asiasta.

Näin kukaan ei jää ulkopuolelle, eikä yksikään toimipiste tunne olevansa toista vähempiarvoinen. Eikä viestinnän tai HR-osaston tarvitse priorisoida, mitkä alueet saavat kuulla asioista ensin.

Juuri näin KONE lanseerasi henkilöstölleen uudet palvelunsa: saman päivän aikana järjestettiin kolme tapahtumaa eri aikavyöhykkeille päästudiosta Pasilasta käsin. Eikä virtuaalitapahtuma ollut vain tehokas tapa viestiä, vaan sillä oli erittäin suuri yhteenkuuluvuutta vahvistava vaikutus. Henkilöt ympäri maailman kokivat olevansa osa yhtä KONE-perhettä. Lue KONEen virtuaalitapahtumasta täältä.

Eikä pidä väheksyä hauskanpitoakaan

KONEen lanseerauksessa Yammer kävi kuumana ja etäpisteissä juhlittiin uutta palvelutarjoomaa riemukkaissa tunnelmissa. Mutta sitäkin riemukkaampi oli meno erään suuren suomalaisen teleoperaattorin pikkujouluissa, jotka järjestettiin myös virtuaalitapahtumana, yhtä aikaa eri puolilla Suomea.

Joka paikkakunnalla oli oma tapahtumapaikkansa juontajineen, mutta yhteydenpitoa eri juhlien välillä käytiin myös videoyhteyksillä ja sosiaalisen median avulla. Interaktio eri tapahtumapaikkojen välillä on kaikkein tärkeintä, se luo niin vahvan tunnelman, ettei etäisyyksillä ole väliä. Kyseiset pikkujoulut olivat yksi isoimpia ja mahtavimpia hyvän mielen tapahtumia, joita olemme koskaan saaneet järjestää!

Yhteenkuuluvuus syntyy yhteisistä asioista. Yhteiset juhlat ja ilonaiheet ovat arvokkaita tilaisuuksia synnyttää yhteenkuuluvuutta ja viestiä työntekijöille, että he ovat tärkeitä. Iloitsemme, kun saamme olla mukana mahdollistamassa näitä tapahtumia.
 

Onko seuraavaksi teidän vuoro? Ota yhteyttä: 

Timo Aalto
timo.aalto@tapaus.fi
0400 801 205. 

25.9.2017