Vieraskynä: Kv-messuilla rikotaan suunnitelmia ja kilpaillaan kelloa vastaan

Kahdenkymmenen kokemusvuoden jälkeenkin messujen, erityisesti kansainvälisten, järjestämisessä on edelleen oma viehätyksensä. Ehkäpä viihdyttävintä on se, että kun messukeskuksen ovet aukeavat kello kymmenen, niin ne aukeavat kello kymmenen. Tässä työssä ei deadlineja siirrellä.

SNUC_Sales_20170307_8710_400.jpg
 

Kaikki alkaa tyhjästä hallista ja kolmen päivän päästä täytyisi paikalla olla valmis messuosasto. Hurjalla tahdilla rakennetaan helposti kaksisataa neliötä, jossa on sähköt, kahvit, neukkarit ja kaikki. Yllätyksiä tulee aina, aina jotain sattuu ja tapahtuu. Siksi kv-messujen toteuttaminen vaatii kaikilta osapuolilta kokemusta, joustavuutta ja osaamista etsiä ratkaisuja nopeallakin aikataululla.

Suunnitelma on tehty rikottavaksi

Ainahan messuja varten tehdään, joskus varsin yksityiskohtainenkin suunnitelma, jota yritetään noudattaa ja seurata. Tosiasia on kuitenkin se, ettei lopputulos ole ikinä ihan yksi yhteen suunnitelman kanssa, eikä sen ole tarpeenkaan olla. Suunnitelma on aina vain pienen porukan tiedossa. Lopputuloksessa sen sijaan merkitsee, että se toimii, näyttää hyvältä ja edistää myyntiä.


Koska aktiviteetteja tehdään aina myynnin vuoksi, vielä rakennusvaiheessakin täytyy olla valmis reagoimaan eteen tuleviin tilanteisiin ja suhteuttaa toteutusta esimerkiksi naapuriosastoihin. Jos naapurissa on kilpailijan ständi ja se on täsmälleen saman värinen kuin oma, saatetaan viime hetkellä ottaa pensselit kouraan ja maalata osasto uusiksi. Tämä vaatii tapahtumatoimistolta sekä reaktiivisuutta, proaktiivisuutta että luovuutta.


Tärkeintä on, että ovien auetessa oma osasto erottuu ja houkuttelee vierailijat astumaan peremmälle. Jokaisen hetken, kun asiakas on meidän osastollamme, hän ei ole kilpailijan osastolla.

DSC_8317.jpg

Ei pelkkiä sirkushuveja

En usko taikatemppuihin ja sirkushuveihin, arvontoihin ja muihin kikkailuihin, joilla ihmisiä yritetään vetää osastolle. Sen sijaan ständi pitää suunnitella houkuttelevaksi ja sellaiseksi, että se toivottaa tervetulleeksi. Tietysti osastolla täytyy olla hyvää ja kiinnostavaa sisältöä, kuten esimerkiksi demoja, mutta paljon vaikutusta on myös osaston ulkoasulla.


Haen paljon inspiraatiota lentokenttien ja hotellien lounge-tiloista ja messuosastoillamme näkyy tietynlainen olohuonemaisuus. Kunnolliset sohvat, tuolit ja kahvit saavat ihmiset viipymään. Kannattaa kiinnittää huomiota myös esimerkiksi valaistukseen, jotta se on mahdollisimman kevyt ja pehmeä.


Hyvä nyrkkisääntö on se, että omien työntekijöiden täytyy viihtyä osastolla, silloin se viihtyvyys välittyy myös vierailijoille. Jos oma henkilökunta seisoo epämukavissa vaatteissa kirkkaan spotin osoittaessa kolme päivää suoraan päähän, niin vähemmästäkin kypsyy. Ylipäätään henkilökunnan vaatetuksen tulisi olla sellainen, että sinä on mukava olla, sen pukee päälleen ylpeänä ja se lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta.


Messut ovat aina tiukka rypistys ja vaativat paljon niin omalta henkilökunnalta kuin yhteistyökumppaneiltakin. Siksi hyvät ihmiset merkitsevät enemmän kuin maineikkaat firmat.

Igor Vinogradoff on Airbus Defence and Spacen Senior Event Marketing Manager, jolla on yli kahdenkymmenen vuoden kokemus kansainvälisestä tapahtuma- ja messutuotannosta. Igor arvostaa huolella mietittyjä yksityiskohtia sekä joustavaa ja luovaa ongelmanratkaisutaitoa.

Lue täältä tapahtumista, joita olemme tehneet Airbusille!

19.12.2017