Tapauksen messutiimissä joutuu erikoisten asioiden äärelle

Tapauksen messutiimi tekee pääasiassa kansainvälisiä messuja suomalaisille asiakkaille. Tuotantotiimin vetäjä Salla Pakaslahti myöntää, että tässä hommassa voi kohdata päivittäin mitä erikoisempia tilanteita.

09C17568-3D44-48A0-9F09-3C1D11AFF8D6.JPG


- Kahta samanlaista työpäivää tuskin on. Jonain päivänä sitä matkaa kohti Monacoa matkalaukku täynnä pakastekarpaloita, ja toisena päivänä sitä metsästää Barcelonassa design-pöytää ainoastaan espanjaa puhuvan kuskin kanssa 3,5 tuntia ennen tapahtuman alkua. Kolmantena päivänä suunnistetaan Kiinassa taksikuskin kanssa Google Translaten välityksellä kohti tapahtumapaikkaa yhteisen kielen puuttuessa. Tositarinoita kaikki, Salla naurahtaa.

Sallan lisäksi tuotantotiimiin kuuluvat tuotantotykki ja visuaalisella silmällä varustettu Noora, vahvan ammattitaidon ja hyvän huumorintajun omaava Kirsi, teknisesti erittäin lahjakas Mikko ja mieletön kieli-ihminen sekä kokonaisuuksien ajattelija, Päivi.
 

Tutkimusten mukaan tapahtumantuottaja on yksi maailman stressaavimpia ammatteja. Pitääkö olla hullu, jotta tästä innostuu?

- Aika ajoin mekin porukalla mietitään, että miten ihmeessä olemme päätyneet tähän ammattiin. Tämä työ vaan vetäisee mukanaan. Se on vähän kuin ammattiurheilua, projektit ovat lyhyitä ja intensiivisiä ja rinnakkain pyörii useita tuotantoja. Vedon aikana adrenaliini ryöppyää, Salla toteaa.

Miten nämä tuotannot oikein pysyvät kasassa?


- Meillä on ihan selkeä prosessi ja malli, miten jokainen projekti vedetään läpi, lähtien asiakasbriiffin noutamisesta palautepalaveriin asti, Salla kertoo.

Miten ’ammattiurheilu’ ja luovuus suhtautuvat toisiinsa? Kuinka luova suunnittelussa saa olla?

Messujen suunnittelussa luovuus kohtaa todella säädellyt ohjeistukset. Jokaisella tapahtumalla, jokaisella maalla ja jokaisella organisaattorilla on omat lait, säädökset ja tekninen manuaali mikä kertoo, mitä saa ja mitä ei saa tehdä. Saksassa usein esimerkiksi osaston kattorakenne saa peittää vain noin 40 % vuokratusta alueesta, muuten pitää rakentaa oma sprinklerijärjestelmä. Lisäksi toteutuksissa pitää huomioida ja ymmärtää eri alueiden design-suuntauksia, jotta lopputuloksesta tulee kohdemarkkinaan sopiva toteutus, Salla toteaa.

Jokaisella taiteilijalla on yleensä lempiluomuksensa ja jokaisella urheilijalla on mieleenpainuvin suoritus. Onko jokin messutoteutus jäänyt erityisesti mieleesi?


Viime kevään CCW-tapahtuman Airbus-osasto lähenteli arkkitehtuurimaista luomusta. Se oli todella monimuotoinen ja kompleksinen. Tuotanto oli haastava, mutta mielenkiintoinen, Salla muistelee.

SZ2A5314_Photo_PasiSalminen_com.jpg

Mikä messutuotannoissa on muuttunut viimeisten vuosien aikana?


- Aikaisemmin messutekeminen oli pelkästään fasiliteettien luomista, messuseiniä ja kalusteita. Tänä päivänä mietitään enemmän brändiä ja kokonaisuutta. Tapahtumille asetetaan myös selkeitä tavoitteita ja mittareita. Asiakkaamme haluavat tietää, oliko investointi kannattava vai ei, Salla toteaa.

Miten investoinnista sitten otetaan kaikki irti?


- Pelkät kikat eivät vie pitkälle vaan kokonaisuus ratkaisee. Eli pitää olla punainen lanka kokonaistoteutukselle - mitä tapahtuu ennen messuja, messujen aikana ja messujen jälkeen. Yrityksen oman henkilöstön pitää innostua konseptista. Myös lupaukset täytyy lunastaa. Kun ihmisiä kutsutaan paikalle, asiakkaiden kohtaaminen ja huomioiminen kiireisen tapahtuman keskellä on ensisijaisen tärkeää, Salla sanoo.

Mikä kansainvälisten messujen toteutuksissa on tärkeää? Tuleeko mieleen kauhutarinoita pieleen menneistä toteutuksista?


- Kansainvälisillä messuilla luotettava verkosto on avainasemassa. Muistan erään varoittavan esimerkin menneiltä vuosilta. Olimme Brasiliassa toteuttamassa osastoa asiakkaalle. Naapuriosaston tontti oli ensimmäisenä messuaamuna tyhjillään lukuun ottamatta lappua paikalliselta rakentajalta, jossa vain luki "Sorry, can't do". Asiakas oli hämillään ja ihmetteli tapahtunutta, Salla muistelee.

Kun yritys tekee päätöksen lähteä kansainvälisille messuille, millaisen neuvon antaisit heille?

- Yhdessäkään projektissa ei ole kyse pelkästä messuosastosta vaan laajemmasta kuvasta ja loppuasiakkaan huomioimisesta projektin jokaisessa vaiheessa. Suomesta löytyy hyvää suunnitteluosaamista, mutta messuprojektien laaja-alainen konseptointi eritoten asiakaspolun näkökulmasta, on edelleen aika rajoittunutta. Eli mietitään vähemmän marianne-karkkeja tai kuulakärkikyniä ja keskitytään kokonaisuuden kannalta olennaisiin asioihin loppuasiakkaan kiinnostuksen herättämiseksi, Salla toteaa.

Voimmeko auttaa sinua messutoteutuksissanne? Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää!
 

18.9.2018