Sisäinen tapahtuma – pakkopullaa vai pääomaa?

Henkilöstötapahtuma on loistava tilaisuus haaskata organisaatiosi resursseja. Tai, se on parasta markkinointia mitä rahoillasi voit saada. Jokainen organisaatio voi itse päättää, onko sisäinen tapahtuma resurssien tuhlausta ja pakkopullaa vai investointia tulevaan. Vedätkö tapahtuman lonkalta vai täysillä?

004 untitled (2).jpg


Lihaa ja luuta yhteisten asioiden ympärille

"En ole kuullutkaan tästä!" Sisäinen viestintä jää yhä liian usein ulkoisen viestinnän jalkoihin, ja sen rooli muistuttaa lähinnä palomiesten arkea. Ulkoisen viestinnän toimenpiteitä linjataan isolla rahalla, ja sisäisen viestinnän linjaukset tehdään tulipalon sattuessa.

Tärkeiden asioiden viestimisessä luotetaan liikaa yksittäisen viestin ja kanavan voimaan. Jos tiedon heittää yrityksen intraan, niin sehän riittää. Eikö?

Sisäinen uutiskirje, intranet ja muut sähköiset kanavat ovat tärkeitä paikkoja sisäisen viestinnän onnistumiselle. Ne eivät kuitenkaan riitä muuntamaan organisaation arvomaailmaa, strategiaa sekä kulttuuria lihaksi ja luuksi.

Tapahtumat ja kohtaamiset ovat edelleen kokonaisvaltaisin markkinoinnin ja viestinnän muoto, joka sitoo kaikki viisi aistia yhteisen asian ja yhteisten unelmien ympärille.

Miksi siis vetäisit tärkeimmän sisäisen markkinoinnin ja viestinnän ponnistuksen lonkalta? Kun saat ihmiset puhumaan yhteisistä asioista ja unelmista vielä tapahtuman jälkeen, se on parasta markkinointia ja viestintää mitä rahoillasi saat.

007 untitled (1).jpg

Näin muutat pakkopullan investoinniksi

Sisäisestä tapahtumasta tulee helposti pakkopullaa, kun siitä ei viitsitä tai uskalleta ottaa iloa irti ja tehdä oman näköistä juttua. Tämän lisäksi yleisimmät syyt epäonnistumiseen ovat valmistautumisen puute ja pienten, tärkeiden yksityiskohtien unohtaminen.

Kun seuraavan kerran suunnittelet sisäistä tapahtumaa, muista ainakin seuraavat asiat:
 

Pidä huoli osallistujien perustarpeista

Tämä on itsestäänselvyys, joka unohtuu turhan usein. Väsyneenä, nälkäisenä tai kiukkuisena on mahdotonta keskittyä yhtään mihinkään. Kun ilma ei kulje tai lämpötila on liian korkea, on sisällöistä vaikea nauttia.

Muista huomioida aikatauluissa kaukomatkustajien jetlag ja siirtymät hotellilta tapahtumapaikalle.
 

Yllätä ja herätä

Pidä ihmiset virkeinä. Siirtymissä tilasta toiseen hyödynnä ääntä, musiikkia ja kuvaa. Kiinnitä erityistä huomiota tilojen valaistukseen. Penkit voi vaikka korvata jumppapalloilla. Käytä mielikuvitustasi!
 

Jätä aikaa keskusteluille lavan ulkopuolella

Kun yritysjohto rakentaa tapahtuman agendan, on sisältö tyypillisesti liian asiapitoinen. Yksi suurimpia sisäisten tapahtumien syntejä on se, että ei osata antaa aikaa tyhjälle. Parhaimmat keskustelut käydään usein lavan ulkopuolella.
 

Riisu bulletit pois

Me olemme ppt-kansaa. Bullettikalvot ovat edelleen monille luontevin ilmaisun tapa.  Kokeile kuitenkin vieroittaa ihmisiä bullettien käytöstä, ja yritä siirtää huomio ruudulta esiintyjään.
 

Osallista ja innosta

Älä tee tilaisuudestasi johdon monologia vaan ota yleisö mukaan. Käännä katse kohti osallistujia ja kysy mitä mieltä he ovat. Saat välitöntä palautetta, jota et muista kanavista saa.
 

Harjoittele

Tämä voi tuntua jopa itsestäänselvyydeltä, mutta kokemus osoittaa toisin.  Onnistunut tapahtuma, sisäinen tai ulkoinen, vaatii kenraaliharjoituksen.

Miltä nyt tuntuu?

Oman tapahtuman onnistumista voi mitata monin tavoin. Voit kysyä jälkikäteen mitä tapahtumasta jäi mieleen. Helpoin ja välittömin mittari on kuitenkin tämä: tiedät onnistuneesi, jos osallistujilla on energisempi olo tapahtuman jälkeen kuin ennen tapahtumaa.

Riitta Anttila
Senior Account Director
riitta.anttila@tapaus.fi
0400 424 046

Tekstin kuvat ovat Tapauksen strategiapäivästä elokuulta 2018. 

 

24.8.2018