Messuilla olemisen vaikeus eli mitä siitä opimme

Tykkään siitä elämänfilosofiasta, jossa häviäminen on mahdotonta. Huonomminkin menestyessään on aina oppia tarjolla. Tällä kertaa oppia käytiin hakemassa Nordic Business Forumista, johon osallistuimme omalla ständillä.

Tapaus ihmiset messuilla

 

Tiesimme jo melkein vuosi sitten, että lähdemme Nordic Business Forumiin ja valmistelutkin aloitettiin ennen viime tippaa. Luulin oikeasti valmistautuneeni kerrankin aukottoman hyvin ja valmistelleeni henkilökunnan parhaalla mahdollisella tavalla. 

Hyvin suunniteltu, vielä paremmin viestitty

Suunnittelimme Vuoden Bisnespukeutuja -kilpailun yhdessä Kauppalehden kanssa ja myös oman ständin näkyvyyteen ja toimivuuteen käytettiin runsaasti suunnittelutunteja. Tämän lisäksi valitsimme huolella tapahtuman isännät ja mietimme hyvissä ajoin heidän roolinsa. Paikan päälle lähti yhdeksän nimettyä isäntää sekä lisäksi Vuoden Bisnespukeutuja -kilpailun pyörittämiseen tarvittava henkilökunta, eli kohtuullisen paljon porukkaa.

Suunnittelun lisäksi panostimme myös viestintään. Pidin henkilöstöllemme ensin infotilaisuuden, jossa kerrottiin tapahtumasta, puhuttiin pukukoodista ja käytännön asioista. Sen lisäksi pidettiin messuisännille oma briiffi tapahtuman kohderyhmästä ja tavoitteista. Infoa lähetettiin myös sähköpostilla, jotta mitään ei pääsisi unohtumaan.

Tähän asti kaikki hyvin.

Hetki ennen kuin ovet aukeavat

Aamulla ennen kuin tilaisuus alkoi, saapui henkilökunta paikalle jo valmiina päivään. Kohtaamisbisneksen ammattilaisina kaikilla meillä oli vankka usko siihen, että tästä tulee aivan super hyvä päivä.

Mutta se, mikä yllättää jokaisen on, miten erilaista messutyö on kaikkeen muuhun kohtaamiseen verrattuna. On yllättävän vaikeaa pysäyttää ohi lipuvaa ihmisvirtaa, jolla on 45 minuuttia aikaa ja kiire kaikkialle. Nopea kohtaaminen uuden ihmisen kanssa ei tule suomalaiselle luonnostaan ja sitä täytyisi kuivaharjoitella jo ennen päivää.

Toinen vaikea paikka on olla ryhtymättä jutulle tai irtaantua mahdollisimman tehokkaasti ja kohteliaasti tutuista ihmisistä. Vaikka nykyisten asiakkaiden kohtaaminen on myös tärkeää, oli tavoitteeksi asetettu uusiin ihmisiin tutustuminen ja Tapauksen tekeminen tunnetummaksi. Se ei onnistu, jos ei osaa lempeästi keskeyttää kuulumisten kyselyä. Uusien ihmisten pariin on siirryttävä päämäärätietoisesti.

Tämän sitten opimme

Kun yrityksen yhdeksän avainhenkilön työajasta blokataan kahden päivän palikka messutyöhön, ei pelkkä hyvä valmistautuminen riitä, vaan pitää mennä askelen pidemmälle. Pelkästään jo ihmisten sijoittelu ständillä, taukojen pitämisen aikataulut ja työtehtäväprioriteetit täytyy määritellä vieläkin tarkemmin. Silloin ei käy vahingossakaan niin, että juuri kun 7500 Nordic Business Forumin yrityspäättäjää vaeltaa ständin ohi, avainhenkilöt ovat juuri jossain menossa tai tulossa.

Lisäksi ensi kerralla, oli tapahtuma mikä hyvänsä, haluan antaa tiimilleni vieläkin paremmat välineet hanskata uusi kohtaamistilanne. Otan käyttöön yhden tai useampia näistä: valmennussessio messutyöhön, valmis keskustelunavauspatteristo, vieläkin tarkemmat tavoitteet, pidemmälle hiottu ydinviesti. Haluan, että henkilökunnalla on vieläkin (itse)varmempi olo siirtyä uuden haasteen kimppuun.

Huolimatta näistä opeista, jotka kantapään kautta kerättiin, ei se silti huonosti mennyt. Katso täältä, miltä meno näytti.

29.11.2017 – Kirjoittaja: Petri Roivainen