Koronakevät 2020 on ollut erikoista aikaa pörssiyhtiöiden yhtiökokousten kannalta. Ne, jotka ehtivät järjestää varsinaisen yhtiökokouksensa ennen 12. maaliskuuta selvisivät vähällä. Sen jälkeen jokainen yhtiö on joutunut miettimään yhtiökokouksensa uusiksi hallituksen sekä viranomaisten linjausten muuttuessa ja kokoontumisrajoitusten tiukentuessa.
Vaikka meillä Tapauksella onkin monen vuoden kokemus yhtiökokousten suunnittelusta, tuotannosta ja toteutuksesta, pakotti COVID-19 ja sen aiheuttama 10 hengen henkilörajoitus meidätkin miettimään useita erilaisia toteusskrenaarioita sekä -tapoja. Yksi asiakkaistamme, joille suunnittelimme uudet yhtiökokouksen toteutusratkaisut poikkeusolojen vaatimusten mukaan, oli Sanoma Oyj:
“Päätimme järjestää Sanoman varsinaisen yhtiökokouksen sovittuna päivänä todellisissa poikkeusoloissa 25.3.2020. Ensisijaisen tärkeää oli huolehtia viranomaisrajoituksista, henkilökunnan ja osakkaiden turvallisuudesta, ja siitä, että kokous viedään läpi osakeyhtiölaissa määritellyllä tavalla.
Tapauksen tiimin nopea reagointikyky päivittäin muuttuviin tilanteisiin ja muutostarpeisiin, sekä erityisen hyvä projektinjohto ja valmius työskennellä lähes kellon ympäri takasi meille yhtiökokouksen, jossa toteutui kaikki toiveemme: turvallisuus, terveys, laillisuus, sujuvuus ja tyylikkyys.
Tapauksen kokenut henkilökunta toteutti tapahtuman tarkasti heille annetun briifin mukaisesti. Saimme kiitosta myös poliisilta vastuullisista tapahtumajärjestelyistä sekä Sanoman johdolta ja lakiosastolta toteutuksesta, joka toimi luotettavasti tässä erikoisessa poikkeustilanteessa.”
– Paula Paappanen, Event Manager, Sanoma Oyj
Ratkaisut Sanoma Oyj:n yhtiökokouksen toteutukseen poikkeusoloissa
Ensimmäistä kertaa edessämme oli toteutus, jonka osallistujamäärän toivoimme olevamme mahdollisimman alhainen. Taisi myös olla ensimmäisiä kertoja, kun poliisi halusi etukäteen tarkistaa suunnitelmamme. Onneksi meidän dokumentaatiomme sekä tarkka henkilöiden positiokartta vakuuttivat heidät heti.
Tässä vielä listaus avaintekijöistä, joilla ratkaisimme yhtiökokouksen toteuttamisen poikkeusoloissa:
- etukäteiskommunikaatio lähiosallistumisen rajoitteista osakkeenomistajille
- henkilökohtaisesti osakkeita omistavien etäosallistuminen videostriimauksen ja Inderesin tarjoaman vahvan tunnistautumisen avulla
- yritysten ja yhteisöjen etäosallistumisen rajoitteiden huomiointi ja niiden vaatimat järjestelyt etukäteen
- tilavaatimukset ja -selvitykset sekä tarkat tilasuunnitelmat huomioiden 10 hengen tilakohtaiset rajoitukset, mm. kokouksen järjestäminen yhdessä huoneessa ja erilliset huoneet mahdollisille osallistujille, joissa huonevirkailijat hoitivat kysymykset sekä äänestykset yhtiökokouslain mukaisesti
- turvallisuussuunnitelmat, mm. henkilökunnan edustajien asemapaikkojen merkintä pohjapiirustukseen, tilojen henkilömäärän aktiivinen valvonta yhtiökokouksen aikana, sisäänkäynnin porrastus ja eri sisäänkäyntien käyttö sekä kokousvieraiden valvottu ohjaaminen ulos tilasta tilakohtaiset kapasiteetit huomioiden
Uskomme, että tämä poikkeuksellinen koronakevät tulee jättämään myös positiivisesti jälkensä yhtiökokouksiin ja ne kehittyvät entistä enemmän hybriditapahtumiksi, joissa etäosallistumisen mahdollisuudet vain paranevat.
Haluatko kuulla lisää tästä tapahtumasta tai yhtiökokousten erikoisjärjestelyistä?
Ota yhteyttä: hanna.laakkonen@tapaus.fi, p. 045 120 6767
Tapauksen tiimi:
Asiakkuusjohtaja: Hanna Laakkonen
Vastaava tuottaja: Jarkko Rautio ja Janne Hakkarainen
Tuotantokoordinaattori: Riikka Öörni
