Solita Frontline Summit 2020
“Koronapandemia sai meidät toteuttamaan ensimmäistä kertaa täysin virtuaalisen tapahtuman. Ajateltiin, että nyt on hyvä tilaisuus tehdä asioita uudella tavalla – go big, or go home! Skaalasimme tapahtuman kansainväliseksi ja tavoitimme kallisarvoisia kontakteja Suomen lisäksi myös muissa maissa, joissa Solitalla on liiketoimintaa. Virtuaalitapahtuma tarjosi meille hienon mahdollisuuden tukea myynti- ja rekrytointitavoitteita myös muilla markkinoilla.”
– Milla Kortesoja, Head of Events and Experiential Marketing, Solita
Tapahtumat ovat Solitan markkinoinnissa keskeisessä roolissa, sillä ne palvelevat sekä myyntiä, markkinointia että rekrytointiakin. Kohtaamisilla on iso merkitys ja tapahtumat nähdään erinomaisena keinona havainnollistaa solitalaisten osaamista sekä jakaa tietoa niin yrityksen sisällä kuin myös ulospäin.
Solita järjestää vuosittain 50-60 tapahtumaa, joista yksi merkittävimmistä on Solita Frontline Summit. Tapahtuma on aiemmin järjestetty Helsingissä noin 300 osallistujalle. Tänä vuonna koronapandemia laittoi kaiken uusiksi ja Frontline Summit muunnettiin 2 viikossa live-tapahtumasta virtuaaliseksi. Tapahtuma rikkoi osallistujaennätyksensä, kun ensimmäistä kertaa englanninkielisessä ja kansainväliselle yleisölle striimatussa virtuaalitapahtumassa oli 650 osallistujaa 8 eri maasta.
Haluatko kuulla, miten teidän yrityksenne voi järjestää onnistuneen tapahtuman?
Ota yhteyttä
Lokaalista tapahtumasta globaaliksi virtuaalitapahtumaksi
Saimme suunnitella ja toteuttaa tämän virtuaalitoteutuksen yhdessä Solitan tapahtumamarkkinoinnista vastaavan Milla Kortesojan kanssa. Kysyimme Millalta, minkälainen kokemus ensimmäisen virtuaalitapahtuman toteutus oli.
Mikä virtuaalitapahtuman toteutuksessa yllätti eniten?
Se, miten pienillä muutoksilla ja verrattain helposti virtuaalitoteutus mahdollisti tapahtuman skaalaamisen kansainväliseksi – ja miten innoissaan tästä oltiin meillä sisäisesti! Emme halunneet tyytyä yksinkertaiseen striimaukseen vaan valitsimme Tapauksen ehdottaman edistyksellisemmän virtuaalitapahtuman green screen -studiolla. Lopputulos oli todella laadukas ja toimiva.
Mitkä osa-alueet olivat merkittävimmät onnistumiselle?
Sisällön pitää olla timanttista ja kohderyhmälle hyvin suunniteltua, mutta myös osallistavaa, jotta osallistuja pysyy linjoilla koko tapahtuman ajan. Puheenvuorojen on hyvä olla lyhyitä ja fasilitoinnin aktivoivaa. Meillä kiitosta saivat napakat ja asiapitoiset puheenvuorot sekä rento ja osaava fasilitointi. Myös osallistujien aktivointi sekä kysymysten että äänestysten avulla tuki kokemusta.
Kokoontumisrajoitusten takia kaikki tapahtuman puhujat eivät päässeet studioon. Miten live- ja taltioitujen puheenvuorojen yhdistelmä toimi?
Kaikki toimi hienosti siitä huolimatta, että vain osa puhujista oli studiossa livenä ja osa puheenvuoroista oli nauhoitettu etukäteen. Erilaiset puheenvuorot toivat kivan lisämausteen tapahtumaan ja saimme nivottua kätevästi yhteen niin osallistujat kuin puhujatkin eri maista.
Mitä oppeja virtuaalitapahtuman toteutuksesta jäi käteen?
Oli vapauttavaa unohtaa live-tapahtumien normit hetkeksi ja luoda jotain täysin erilaista! Opimme itse uutta, kun pääsimme suunnittelemaan virtuaalitilan ilmettä ja sisältöä, joita voi toteuttaa eri tavoin kuin fyysistä tilaa. Toteutus Tapauksen ja Solitan asiantuntijoiden yhteistyönä toimi hienosti.
Jatkossa varaisin enemmän aikaa interaktiivisuudelle ja yleisön osallistamiselle. Nyt käänsimme live-tapahtuman lennosta virtuaaliseksi, joten toteutusta rajoitti aiemmin sovittu ohjelmakokonaisuus.
Tulivatko virtuaali- tai hybriditapahtumat nyt teille jäädäkseen?
Solitalla on kova kasvutahti ja toimintamme laajenee useassa maassa, joten näemme virtuaali- ja hybriditapahtumat kiehtovana uutena mahdollisuutena. Poikkeustila on hyvää aikaa haastaa omaa ajattelua sen suhteen, miten tapahtumia pitäisi jatkossa järjestää ja voisiko virtuaali- tai hybriditoteutuksella tuoda ihmisiä yhteen uudenlaisilla tavoilla.
Mitkä ovat terveisesi virtuaalitapahtuman toteutusta harkitseville?
Lähtekää rohkeasti tekemään ja kokeilemaan uutta! Koronakriisin ei tarvitse tarkoittaa tapahtumista luopumista ja kohtaamisten karttamista – ne vain muuttavat muotoaan. Uskon, että rohkeasti uusia toteutustapoja kokeilevat yritykset jäävät tältä ajalta mieleen ja muistetaan positiivisesti. Virtuaalitapahtuman etuja ovat muun muassa skaalautuvuus ja riippumattomuus fyysisestä tilasta. Näin voidaan saavuttaa entistä laajempi joukko relevantteja osallistujia, jotka eivät pääsisi paikalle live-tapahtumaan.
Olemme tyytyväisiä Tapauksen kanssa toteutettuun virtuaalitapahtumaan, joka mahdollisti meille lokaalin tapahtuman kääntämisen kansainväliseksi laadusta tinkimättä.
Haluatko nähdä, miltä Solita Frontline Summit näytti ja kuulosti? Katso tapahtuman taltiointi täältä: https://www.solita.fi/tapahtumat/solita-frontline-summit-virtual-2020/
Tapauksen tiimi
Asiakkuuspäällikkö: Minna Vilkko
Vastaava tuottaja: Krista Saarikko
Tuottaja: Taru Suokas
Tuotantokoordinaattori: Samuli Tiitola
Suunnittelu: Arttu KallioVisuaalinen suunnittelu ja ilme: Jyri Majalahti, Petri Rantonen ja Sanna Lukkarila
Haluatko kuulla lisää tästä tapahtumasta?
