Viiden tähden kokemus, KONE Management Meeting

003 Kone Management Meeting Kalastajatorppa 9-2016.jpg

Kokouksia voi järjestää monella tapaa. Paikalle voi marssia muistitikku kourassa ja kuulostella vaivautuneen yleisön kiemurtelua. Tai, tapahtuman voi järjestää kuin suuren luokan musiikkifestivaalin, johon ihmiset näkevät vaivaa päästäkseen. Ja kuten asiaan kuuluu, tekniikan, puitteiden ja sisällön osalta ei tehdä kompromisseja.

KONEen operatiivinen johto kokoontuu vuosittain saman katon alle keskustelemaan yhtiön strategiasta, tulevista hankkeista sekä yhteisistä tavoitteista. Tänä vuonna yrityksen Management Meeting -tilaisuuteen osallistui noin 140 henkeä ympäri maailman. Näyttämönä toimi Helsingin Finlandia-talo.
 

It’s showtime!

KONE panostaa sisäisiin tapahtumiin. Kyse ei ole mistään kertavedoista tai yllätyskeikoista vaan investoinneista ja jatkuvasta kehittämisen sekä oppimisen prosessista. Suunnittelu ei koskaan käynnisty tyhjältä pöydältä.

”Panostamme näihin tapahtumiin paljon. Jokaisen tapahtuman jälkeen teemme hyvin seikkaperäisen raportoinnin, mikä toimii suunnittelun ohjenuorana, kun lähdemme rakentamaan seuraavaa tapahtumaa”, kertoo KONEen markkinointi- ja viestintäjohtaja Max Alfthan.

Jotta investoinnille saadaan vastinetta, pitää osata varautua sekä pahimpaan että parhaimpaan. ”Aina täytyy varautua. Sade ei esimerkiksi ole mikään yllätys, se on pikemminkin lähtökohta, johon pitää olla varautunut”, Max toteaa.

Täydellisessä vedossa, jokainen yksityiskohta on pohdittu sekä siirtymät harjoiteltu. ”Se vaatii joka kerta huolellista valmistautumista ja suunnittelua. Kaikki esitykset ja aikataulut harjoitellaan kunnolla etukäteen, jotta vältytään yllätyksiltä”, Max jatkaa.

Hyvä veto ja onnistunut tapahtuma toimii esimerkkinä omalle porukalle. Pelkkä sisältö ei riitä vaan puitteet ja järjestelyt myös määrittävät millainen esimerkistä tulee. Jos asiat viestitään kotikutoisesti, niin viestittävät asiat itsessään myös näyttävät kotikutoisilta.

”Hyvin valmisteltu tapahtuma kunnioittaa osallistujia ja antaa kuvan ammattimaisesta toiminnasta. Samalla tapahtuma on ikään kuin mallisuoritus maayhtiöille, jotka vievät samaa viestiä eteenpäin omissa yksiköissään”, Max toteaa.

005 Kone Management Meeting Kalastajatorppa 9-2016.jpg

Kuvat ovat vuoden 2016 toteutuksesta Hilton Kalastajatorpalla. 
 

Huolenpitoa ja kunnioitusta

KONEen tilaisuudessa oli tänä vuonna ennätysmäärä esityksiä, ja mukana oli myös muutama ulkopuolinen puhuja. Usein parhaat keskustelut käydään kuitenkin esiintymislavojen ulkopuolella, ja siksi niille on syytä varata aikaa.

”Agendan pitää olla informatiivinen, innostava ja helposti osallistuttava. Agenda myös määrittelee tapahtuman sujuvuuden. Mukana pitää olla sopivasti asiaa ja inspiraatiota, mutta myös riittävästi taukoja sekä mahdollisuus spontaaneille kohtaamisille ja jälleennäkemisille”, Max kertoo.

Toiset tekevät pidemmän matkan päästääkseen perille. Hyvän sisällön ja toimivien puitteiden lisäksi, tärkeä osa suunnittelua on osallistujien perustarpeiden huomioiminen. Ihminen on kokonaisvaltainen olento, jonka on vaikea nauttia, jos väsymys, nälkä tai jokin muu perustarve piinaa.

”Ihmiset arvostavat asioiden helppoutta ja sujuvuutta. On tärkeää kunnioittaa vieraiden ajankäyttöä, etenkin kun vieraita tulee ympäri maailmaa. Logistiikka on mietittävä tarkasti tai muuten pelkästään siirtymiin hukataan helposti tunteja”, Max toteaa.

 

Sitoutumista ja luottamusta

Jokainen tilaisuus opettaa KONEen ihmisille jotain uutta. Jatkuvan oppimisen ja kehittämisen prosessi tekee tilaisuudesta juuri KONEen näköisen ja tuntuisen. Ja ihmiset haluavat palata tilaisuuteen vuosi toisensa jälkeen.

”KONE hoitaa tilaisuudet upeasti. Prosessia on hiottu ja oma henkilöstö on sitoutunut organisointiin ja sisältöön. KONE on loistava esimerkki siitä, miten hyvä tapahtuma järjestetään”, kertoo Tapauksen toimitusjohtaja Timo Aalto.

Tapauksen ja KONEen yhteistyö on jatkunut jo useamman vuoden, ja myös tässä yhteistyössä on ollut kyse jatkuvasta oppimisesta sekä luottamuksen rakentumisesta.

”Kun yhteistyö on jatkunut pitkään, syntyy luottamus toisen tekemiseen. Olemme tehneet yhteistyötä Tapauksen kanssa jo useita vuosia. Meillä on selkeä, yhtenäinen käsitys laatutasosta. Kun luottaa toiseen, yhteistyö on helppoa”, Max toteaa.
 

Tapauksen tiimi:

Projektijohtaja: Timo Aalto
Suunnittelu: Petri Rantonen
Vastaava tuottaja: Janne Hakkarainen
Tuottaja: Emma Liuski

Haluatko kuulla lisää tästä tapahtumasta?
Ota yhteyttä: timo.aalto@tapaus.fi, +358 400 801 205