Millenium-teknologiapalkinto, Helsinki

Kansalaistorille pystettiin yli 2 000 neliön kokoinen paviljonki, jotta teknologia-alan tapahtuma saataisiin lähemmäksi ihmisiä. Millennium-paviljonki muuttui kolmipäiväisen tapahtuman näyttämöstä yli kahden viikon tapahtumakeskittymäksi.

#

Tekniikan Akatemia TAF jakaa joka toinen vuosi Millennium-teknologiapalkinnon, jonka tavoitteena on nostaa esiin teknologian tutkimusta ja tehdä Suomea tunnetuksi teknologiamaana ja pohjoismaisena hyvinvointivaltiona. Aiempina vuosina juhlava palkintojenjakotilaisuus on järjestetty muun muassa Oopperatalolla ja Finlandia-talolla. Tänä vuonna tapahtuma haluttiin kuitenkin tuoda lähemmäksi ihmisiä.

– Aiemmatkin ovat olleet hienoja ja onnistuneita tilaisuuksia, mutta ne ovat jääneet valitettavasti vain kutsuvieraiden tietoisuuteen. Nyt haluttiin, että Millennium-palkinto näkyy enemmän katukuvassa ja tulisi muutenkin laajemman yleisön tietoon.
Siksi tapahtuma haluttiin toteuttaa eri tavalla tällä kertaa.

– Tapauksen konsepti valikoituikin voittajaksi jo keskeisen tapahtumapaikan takia. Kansalaistorilla riittää paljon ohikulkijoita, mikä on näkyvyyden kannalta hyvä asia, kertoo Technology Academy Finlandin toimitusjohtaja Juha Ylä-Jääski.

Helsingissä Musiikkitalon kupeessa sijaitsevalle Kansalaistorille piti alun perin nousta tilaisuutta varten räätälöity paviljonki kolmeksi päiväksi. Suunnitelmat kuitenkin muuttuivat matkan varrella, ja paviljonki oli paikoillaan lopulta 28.4.–14.5. välisen ajan.

– Aloimme miettiä, kannattaako tämänkaltaista paviljonkia rakentaa noin lyhyttä tapahtumaa varten. Niinpä kehittelimme palkintotilaisuuden ympärille myös muita teknologiatapahtumia, joista osan teimme yhdessä muiden toimijoiden kanssa. Tarjosimme halukkaille myös pelkkää tilaa. 

– Tapahtuman kohderyhmiä olivat bisnesväen lisäksi nuoret ja opiskelijat. Heitä varten järjestettiin erilaisia tapahtumia, kuten kaupunkisuunnistusta ja Game-Jam-Lan -pelitapahtumia.

#

Hyvällä pohjatyöllä välttää ongelmia

Huhtikuun lopussa Kansalaistorille pystytetyn paviljongin pinta-alaksi tuli lopulta reilut 2 000 neliötä katettuine takatiloineen. Siirrettävissä rakenteissa on aina omat haasteensa, ja Tapauksen tiimi tutkikin alueen olosuhteet tarkkaan jo vuotta ennen. He selvittivät muun muassa alueen melutason, jotta voitaisiin olla varmoja, että esimerkiksi puheet kuuluvat ongelmitta.

– Alueella on ollut välillä voimakkaita myrskyjä, joten varmistimme myös rakenteiden kestävyyden kelissä kuin kelissä. Taustatutkimus ennen päätöksentekoa oli tärkeää, sillä halusimme varmistua siitä, että tapahtuma on mahdollista toteuttaa laadukkaasti, kertoo projektinjohtajana toiminut Timo Aalto.

Tapahtuman suunnittelu aloitettiin yli vuosi aiemmin, ja täysipäiväinen tuotanto alkoi elo-syyskuussa 2013. Haasteelliseksi projektin teki se, miten korkean profiilin tila saataisiin pysymään hyvänä viikkoja normaalin muutaman päivän sijaan. Infran suunnittelu kerralla oli iso investointi, mutta oheistapahtumat tasasivat kustannuksia.

– Hyviin puoliin kuuluu se, että sisäpuolen design ja toiminnallisuus on mahdollista toteuttaa tämänkaltaisessa paviljongissa ihan eri tavalla, kun voi itse suunnitella myös tilan, vastaava tuottaja Joonas Patama sanoo.

Patama ja Aalto ovat olleet toteuttamassa tapahtumaa aiemminkin, joten heillä oli ymmärrystä siitä, mitä tapahtuma tarvitsee kehittyäkseen. Aiemmasta kokemuksesta oli hyötyä myös tapahtuman eläessä lähes loppumetreille. Yhteistyökumppaneiksi valittiin luottotoimijoita.

– Saimme unelmatiimin tähän tapahtumaan. Onnistumisen kannalta on tärkeää, etteivät kumppanit mieti vain omaa osuuttaan, vaan osallistuvat ideointiin laajemmin, Aalto sanoo.

Avoin ja toimiva yhteistyö TAF:n tiimin kanssa mahdollisti sen, ettei tapahtuma aiheuttanut laajuudestaan huolimatta stressiä. Tapauksen ydinporukkaan kuului projektinjohtajan lisäksi seitsemän tuottajaa, joilla kaikilla oli vastuullaan omat tapahtumansa.

– Haasteellisinta oli tapahtuman kesto, sillä kulurakenne ja budjetti vaativat melkoista taulukoiden pyörittämistä. Oli myös tärkeää pitää projektitiimi innostuneena koko tapahtuman ajan, Aalto sanoo.

Hyvää organisointia ja aikatauluttamista vaati esimerkiksi 7. toukokuuta järjestetty päätapahtuma. Palkintojenjaon aikana salissa oli penkit 700 vieraalle ja ledeistä tehty catwalk. Tämän jälkeen osa vierasta siirtyi paviljongin etuosaan noin puoleksi tunniksi cocktailtilaisuuteen sillä aikaa kun salia laitettiin valmiiksi viiden ruokalajin istuvaa illallista varten.

#

Tapahtuma keräsi positiivista palautetta

Tapahtuman tavoitteina oli muun muassa nostaa teknologia osaksi yhteiskunnallista keskustelua ja saada aiheelle näkyvyyttä mediassa. Palkinnonsaaja fyysikko Stuart Parkin paljastettiin jo ennen tilaisuutta, mutta varsinaisen uutisen puuttumisesta huolimatta tapahtuma sai edellisiä vuosia enemmän medianäkyvyyttä yksittäistenkin tapahtumien kohdalla.

Toteutuksesta saatu palaute oli niin positiivista, että samantyylistä konseptia tullaan käyttämään myös kahden vuoden kuluttua.

– Konsepti oli kyllä todella onnistunut, kun siitä tuli näin paljon kiitosta. Ihmiset kiittelivät etenkin sitä, että vaikka kyseessä oli akateeminen tilaisuus, se oli toteutettu näin modernilla otteella, Ylä-Jääski kertoo.

Tulevaisuutta varten on jo mietitty muutamia kohtia, joita voisi vielä kehittää.

– Nyt sisällä oli upea juttu. Nyt pitää vielä miettiä, miten saisimme houkuteltua vielä enemmän ihmisiä sisään tilaisuuksiimme. Tulevaisuudessa aiomme järjestää enemmän yleisötilaisuuksia.

#

Teksti ilmestynyt Evento-lehdessä syksyllä 2014, toimittajana Jaana Vainio

Tapauksen tiimi

Projektijohtaja: Timo Aalto
Vastaava tuottaja: Joonas Patama, Marjo Salkala
Tuottajat: Tiina Palojärvi, Anu Lönnrot
Tuotantokoordinaattori: Ina Hallila, Camilla Vanhanen